Hast du schon mal völlig unvorbereitet einen Vortrag gehalten? Ich schon. Und ja: Daran war ich größtenteils selbst schuld. Ich möchte hier auch nicht in Detail gehen. Die Erinnerung schmerzt noch. Es waren ein voller Terminkalender, eine Messe und Tequila im Spiel. Nur so viel sei gesagt: Nie wieder eine Präsentation ohne eine fundierte Vorbereitung.

Damit dir ein solch peinlicher Auftritt erspart bleibt, gehe ich in diesem Artikel ausführlich auf die optimale Präsentationsvorbereitung ein. Schritt für Schritt. Von der Recherche über deine Bühnenpräsenz und die beste Art, den Vortrag zu üben bis zum abschliessenden Networking und den letzten Handgriffen vor der Präsentation.

Bist du bereit?

Dann lass uns deine Präsentation auf felsenfeste Füsse stellen.

Teil #1: Recherche - Der erste Schritt deiner Präsentationsvorbereitung

Belege deine Präsentation mit hieb- und stichfesten Daten!

Jede Präsentation soll in erster Linie eins vermitteln: die Vorzüge deines Projekts. Fundierte Fakten, einleuchtende Daten und Analysen sind demnach ein sehr wichtiger Teil deiner Präsentation. Diese stellen nämlich dein Projekt auf ein fachlich solides Fundament. Somit ist die Recherche ein signifikanter Schritt bei der Vorbereitung deines Vortrags. Bücher, Fachzeitschriften, Zeitungen, TV und vor allem das Internet bieten eine schier unüberschaubare Menge an Informationsquellen.

Die Herangehensweise für eine erfolgreiche Recherche

Das Ziel deiner Präsentation bestimmt, wohin dich die Jagd nach Daten und Fakten führt, denn das Jagdrevier nach wasserdichten Daten und belegten Fakten hängt primär von dem Thema oder dem Projekt ab, welches du präsentieren möchtest.

Die erste Frage, die du dir also bereits vor der Recherche stellen solltest, ist nach dem Ziel deiner Präsentation. Soll sie eher unterhalten oder ein kritisches Publikum von deinem Geschäftsvorhaben überzeugen? Wo für eine Präsentation über die aktuellen Modetrends relevante Zeitschriften oder Fashion-Blogs als Informationsquellen genügen, müssen bei der Recherche über juristische, wirtschaftliche oder medizinische Thematiken deutlich schwerere Geschütze aufgefahren werden. Mit Alltags-Suchmaschinen wie Google, Yahoo, Bing und Co. kommst du hier kaum weiter – beziehungsweise recht schnell vom Weg ab.

In klassischer Sherlock-Holmes-Manier musst du also Bereiche des Webs durchstöbern, das der breiten User-Masse völlig unbekannt ist: Zum Beispiel das sogenannte Deep Web – ein Teil des Internets, in dem vorwiegend Fachdatenbanken ihre Erkenntnisse preisgeben.

Die Internetrecherche – Kein Buch mit sieben Siegeln

Sie ist eher ein Dickicht voller Suchoptionen. Für circa 90 % aller User:innen beginnt die Internetsuche bei Google (laut „StatCounter“ zu 85,8 % auf Desktops und zu 98 % auf mobilen Geräten). Dass der Gigant unter den Suchmaschinen zwar unerschöpflich viele, aber darunter auch zig unnötige Suchergebnisse auswirft, macht die Recherche nach stichfesten Fakten leicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Um eine treffsichere Suche zu starten, können aber noch andere Suchoptionen genutzt werden. Hier eine kleine Aufschlüsselung der Suchmaschinen:

1. Allgemeine Suchmaschinen
   Google, Yahoo, Bing und so weiter führen dich bei der Recherche zu einem sehr breiten Feld an Informationsquellen. Kleiner Tipp: Solltest du Wert auf Datenschutz legen, dann lass die Big Player wie Google & Co. links liegen und greife zum Beispiel auf „DuckDuckGo“ zu. Hier findest du zwar vornehmlich englische Suchergebnisse, doch deine Suche verläuft anonym.
2. Meta-Suchmaschinen
   Wenn du dich bei deiner Recherche nur auf eine allgemeine Suchmaschine verlässt, kann es durchaus sein, dass dir so manch relevantes und nützliches Suchergebnis durch die Lappen geht. Um diese Löcher zu stopfen, kannst du dich sogenannter Meta-Suchmaschinen bedienen. Diese nutzen bei der Suche mehrere Suchmaschinen simultan. Beispiel hierfür sind unter anderen eTools, Metager oder Ixquick.
3. Deep Web Suchmaschinen
   Hier geht es buchstäblich ans Eingemachte. Das 'versteckte Web' bietet einen beachtlichen Fundus an Fachdatenbanken, auf die allgemeine Suchmaschinen keinen Zugriff haben. Ideal also für Präsentationen, die mit handfesten, fundierten sowie kompetenten Daten und Fakten belegt werden sollen. Wo zum Beispiel „WorldWideScience“ auf viele Fachbereiche übergreift, konzentriert sich „Biznar“ auf wirtschaftliche Themen oder „Mednar“ auf medizinische Abhandlungen.
4. Online-Bibliotheken
   Dank dem WWW kannst du ganz bequem in umfangreichen Online-Bibliotheken stöbern. So bietet unter anderen die Johannes-Gutenberg-Universität in Mainz eine bestens strukturierte Online-Bibliothek. Über die Website bibliothek.cherhältst du Zugang zu den größten und wichtigsten Bibliotheken in der Schweiz.

Tipp: In puncto Internetrecherche bieten KIs wie ChatGPT oder der Microsoft Copilot bei Bing echte Hilfe. Mit dem richtigen Prompt durchforsten die künstlichen Intelligenzen in Sekundenschnelle wahre Datenberge und liefern dir relativ zielgenaue Ergebnisse. Aber – und das ist megawichtig – nimm nichts, was dir KI liefert für bare Münze. Überprüfe alle Ergebnisse auf deren Wahrheitsgehalt und auf die politische Korrektheit.

Gute Quelle – Schlechte Quelle?

Deine Präsentation mit Fake News zu untermauern, ist natürlich suboptimal. Doch welche Quelle ist vertrauenswürdig, und welche basiert eher auf gefährlichem Halbwissen? Hier ein paar Anhaltspunkte:

• Der Urheber:in / Autor:in
  Ist der/die Verfasser:in bekannt? Gilt er/sie als Experte:in auf diesem Gebiet? Hat diese Person noch weitere Expertisen verfasst – bestenfalls als Druckversionen wie Bücher oder Fachartikel?
• Die Website
  Weist die Seite ein Impressum auf und ist dies vollständig? Wer betreibt die Seite? Eine Firma, Behörde, Privatperson oder Organisation?
• Die Objektivität

Wie objektiv ist der Inhalt? Wen soll die Info ansprechen (Zielgruppe) und welches Motiv steckt dahinter?

• Die Aufmachung
  Der erste Eindruck lässt tief blicken. Ist die Seite professionell aufgebaut und präsentiert? Wie liest sich der Text? Rechtschreib- und Grammatikfehler, ein unseriöser Schreibstil sowie ein irreführender und unlogischer Textaufbau sind recht klare Indizien dafür, nach einer anderen Quelle Ausschau zu halten.
• Der Inhalt
  Sind die Aussagen im Text überprüfbar und mit Fakten untermauert? Gibt es klar erkennbare Verweise zu Quellen, Hinweisen und Referenzen? Wurden alle wichtigen Gesichtspunkte des Themas berücksichtig?

Wichtig: Gib die Quellen an! Sobald du dich Daten, Zitate, Statistiken und sonstiger Fakten von Dritten bedienst, muss dies angegeben werden. Sonst kann es passieren, dass du dich in Sachen Urheberrecht strafbar machst.

Teil #2 der Präsentationsvorbereitung: Jetzt geht es um dich

Du bist der Star deiner PowerPoint-Präsentation – Mach dich Präsentations-fit!

Die Slides für deine kommende Präsentation sind ausgearbeitet und somit ist dieser Teil deines Vortrags in trockenen Tüchern. Doch wie sieht es mit dir selbst aus? Bist du fit, fokussiert und kannst es kaum abwarten, dein Projekt, Produkt oder deinen Service nun endlich einem Publikum vorzustellen. Oder bist du doch ein wenig nervös und hast Lampenfieber, weil du dir nicht wirklich sicher bist, wie du bei deiner Zuhörerschaft rüberkommst? Ist die anstehende Präsentation sogar deine erste? Oder ist es dir ein Graus, vor anderen Menschen zu reden?

Keine Panik! Im zweiten Teil unseres Artikels zum Thema «Präsentationsvorbereitung» gebe ich dir drei meiner Learnings, die ich mir über die Jahre und nach vielen Präsentationen jedes Mal in Erinnerung rufe, bevor ich vor Menschen rede.

Übe dich in Pragmatismus

Wenn du nicht zu den Vollprofis unter den Präsentatoren:innen zählst und dir schon bei dem Gedanken, bald vor einer grösseren Zuhörerschaft reden zu müssen, kalter Schweiss auf die Stirn tritt, dann halte kurz inne. Mach dich von dem Druck frei, die 100 % perfekte Präsentation abliefern zu müssen. Gehe das Projekt lieber mit einer gesunden Portion Pragmatismus an und halte dir folgenden Leitsatz vor Augen:

«Eine erfolgreiche Präsentation muss nicht perfekt sein. Sie muss gut sein!»

Das reicht nämlich schon völlig aus. Eine pragmatische Herangehensweise entspannt ungemein. Sie lässt den nötigen Freiraum zu, während des Vortrags auch mal ein bisschen ins Schwanken zu kommen. Das ist nicht schlimm. Das ist menschlich und macht dich sympathisch.

Apropos «menschlich»

Sogenannte «Fachidioten:innen» gibt es in jeder Brache reichlich. Diese Gattung von Spezialisten:innen kennen sich in ihrem Bereich super aus und können mit einem Fachwissen auftrumpfen, das echt beeindruckend ist. Nur vermitteln können sie es nicht. Vorträge solcher Experten:innen geben dem Publikum zu 99,99 % aller Fälle die «Lizenz zum Abschalten». Zum einen, weil sich der/die Redner:in eh am liebsten selbst mit seinem/ihrem enormen Fundus an Wissen entzückt. Zum anderen, weil das die Zuhörerschaft zumeist an eine künstliche Intelligenz erinnert, die in einem monotonen Redeschwall aus digitalen Fach-Archiven vorliest.

Wenn du aber «da vorne» stehst und mal den Faden verlierst, über dich selbst schmunzelst und dein Wissen nicht nur vorträgst, sondern mit deinem Publikum teilst, dann agierst du mit deinen Zuhörern:innen auf Augenhöhe. Dir hört man gerne zu, denn du bist nicht unfehlbar. Du bist echt. Du bist «einer von uns». Somit verzeiht man dir auch gerne etwas Unsicherheit sowie ein paar kleine Stolperer. Aber:

Entschuldige dich nicht!

Du bist ein(e) Spezialist:in auf dem Gebiet, das du in deiner PowerPoint-Präsentation vorstellst. Die Leute sind da, um von dir zu lernen. Sie setzen somit voraus, dass du der sichere «Go-To-Guy» bist, wenn sie Fragen haben, das Produkt kaufen möchten, dein Projekt unterstützen wollen etc. Wenn du dich als erster Akt deiner Präsentation für deine Nervosität, Unsicherheit oder Lampenfieber entschuldigst, fällt deine Kredibilität mit einem Schlag ins Wasser. Denke daran:

«Es gibt nichts, wofür du dich entschuldigen musst. Du bist wie du bist, und das ist super!»

Und noch was zum Thema «Nervenflattern vor einer Präsentation». Nervös zu sein oder sogar ein wenig Angst vor dem Auftritt zu verspüren, ist durchaus positiv. Denn so bist du viel aufmerksamer, wacher, selbstbewusster (deiner Selbst bewusster!) und zielgerichteter. Die grössten Patzer passieren meistens Routiniers, die völlig siegessicher zum Podium schreiten und glauben, sie wären unfehlbar.

Präsentation üben Teil #3: «7» ist die magische Zahl! 

Weltweit werden pro Sekunde circa 350 PowerPoint-Präsentationen gehalten.

99 % davon kann und/oder möchte man sich nicht anhören. Der Grund hierfür sind mitunter schlecht designte Präsentationsfolien: Doch viel öfter ist es die Person im Rampenlicht, die beim Publikum für Unmut sorgt. Oder für spontane, dafür aber übermächtige Müdigkeit. Kein Wunder, denn die meisten Vortragenden sind was das Fachwissen angeht zwar wahre Koryphäen, doch in Sachen Vortragsstil echte Schlaftabletten. Der gängigste Fehler bei schlechten Folienpräsentationen ist der Mangel an Vorbereitung. Und das Üben der Präsentation ist darunter einer der wichtigsten Faktoren, der leider viel zu oft vernachlässigt wird.

«Ein einstündiger Vortrag bedarf 30 Stunden Vorbereitung!»

Jesse Desjardins ist Kanadier. Das alleine ist zwar ganz nett, aber nicht wirklich von Bedeutung. Viel wichtiger ist, dass er als Consultant weltweit Top-CEOs im Tourismussektor unter anderem auch bei der Vorbereitung von Folienpräsentationen hilft. Jesse ist natürlich klar, dass 30 Stunden Vorbereitungszeit in der heutigen Geschäftswelt fast schon eine Utopie sind. Auch seine Empfehlung, mit der Vorbereitung der Präsentation im Idealfall schon zwei Wochen vor dem tatsächlichen Vortrag zu beginnen, ist für viele Führungskräfte schlicht und einfach nicht drin. Dass sich viele Redner:innen aber noch nicht einmal die Zeit nehmen, ihre Präsentation wenigstens einmal zu üben, stösst bei Jesse auf völliges Unverständnis. Um einen Vortrag halbwegs sicher und unterhaltsam präsentieren zu können, sollte dieser laut Meinung des Experten mindestens drei Mal geprobt werden.

Wenn du jetzt glaubst, dass Jesse Desjardins mit seiner Messlatte für das Üben von Präsentationen völlig übertreibt, hier mal ein kleiner «Fun-Fact»:

Steve Jobs verwendete in der Regel mindestens zweit Tage für das Üben seiner Präsentation!

Sieben Trockendurchläufe unter realen Bedingungen

Sieben Mal deine Präsentation üben! Das ist unsere Folienwerke-Empfehlung für all jene, die noch nicht so viel Erfahrung mit Folienpräsentationen haben. Versuche deinen «Proberaum» so authentisch wie möglich zu gestalten. Perfekt ist es natürlich, wenn du in deinem Arbeitsumfeld zum Beispiel einen Konferenzraum nutzen kannst, der vom Setup alles bietet, was dir auch bei der tatsächlichen Präsentation zur Verfügung steht. Nutze das gesamte Material, das du für deinen Vortrag geplant hast: Laptop, Beamer, Laserpointer, Anschauungsmaterial etc.

Verhalte dich so, als würdest du den Vortrag vor Publikum halten. Stell dich gerade hin, achte auf deine Körpersprache, deine Bewegungen, dein Redefluss, die Koordination mit den Slides und so weiter. Großartige Hilfsmittel, um deine Folienpräsentation zu üben, sind Videokamera und Stoppuhr. Time die Dauer der jeweiligen Präsentationsabschnitte. So kannst du ganz einfach feststellen, wo du eventuell noch Informationen zufügen kannst oder streichen solltest. Die Video-Aufnahmen deiner Probe-Präsentationen sind optimal, um an deiner Körperhaltung, Redefluss, Stil und Mimik zu feilen.

Mit jedem Probedurchlauf wirst du sicherer. Nach der siebten Übungspräsentation wirst du dich selbst kaum wiedererkennen, weil du vor Selbstbewusstsein strotzt. Beim Gedanken an die kommende Präsentation bist du die Coolness in Person, weil dein Vortrag so perfekt ausgearbeitet ist, dass er zu 99,99 % ein voller Erfolg wird.

Tipp: Wenn du die Stärkung deiner Bühnenpräsenz in den Turbogang schalten möchtest, dann kann ich dir unseren Rhetorik-Workshop wärmstens ans Herz legen. Hier lernst du von Präsentationsprofies wie du nicht nur präsentierst, sondern faszinierst. 

Teil #4: die letzten Handgriffe bei der Präsentationsvorbereitung 

Deine PowerPoint, Prezi oder Google-Slides Präsentation ist perfekt. Kurz, knackig, durch Fakten belegt und lupenrein ausgearbeitet. Du hast ein paar Probeläufe absolviert, fühlst dich sicher und freust dich darauf, deinem Publikum die Präsentation vorzustellen.

Soweit – so gut. Nun geht es ans Eingemachte! Die Präsentation selbst startet in wenigen Stunden und es ist an dir, die letzten Vorbereitungen zu treffen. Diese kleine Check-Liste zur Präsentationsvorbereitung hilft dir dabei, «Murphy‘s Law» einen Strich durch die Rechnung zu machen.

1. Die Räumlichkeit vorbereiten

• Ist die Räumlichkeit groß genug, um deinem Publikum genügend Platz zum konzentrierten Zuhören zu bieten? Sind ausreichende Sitzmöglichkeiten da, und wie sieht es mit ablenkenden Faktoren aus? (Offene Fenster, Sonnenlicht, das auf die Leinwand bzw. den Screen fällt, störende Geräuschkulisse, usw.)
• Sind alle technischen Geräte (Audio & Video) vor Ort? Sind Back-Up-Geräte (bzw. Alternativen) vorhanden?
• Bist du mit der Handhabung der Geräte vertraut?
• Sind Getränke (Kaffee!) und Snacks verfügbar? (Sowohl für dich wie auch – bei Präsentationen in kleinerem Rahmen – für dein Publikum)
• Hast du ein Back-Up deiner Präsentation (Diskette, USB, externe Hard-Drive, E-Mail, usw.)?
• Wenn möglich, lüfte die Räumlichkeit kurz vor dem Präsentations-Beginn noch einmal gut durch.

2. Wie sieht es denn mit dir selbst aus?

• Einen «All-Nighter» vor der Präsentation durchzuziehen, ist kontraproduktiv. Schlaf dich aus.
• Geniesse ein ausgewogenes Frühstück / Mittagessen, bevor es losgeht.
• Ist dein Outfit der Thematik und dem Publikum entsprechend ausgewählt?
• Gehe vor der Präsentation noch einmal kurz in dich. Visualisiere den perfekten, reibungslosen und erfolgreichen Ablauf deines Vortrags.

3. Stell dich auf dein Publikum ein

• Verdeutliche dir vorab, aus welchen Persönlichkeiten sich dein Publikum zusammensetzt.
• Stell dich jetzt schon auf Fragen ein, die höchstwahrscheinlich gestellt werden.
• Denke an besondere Bedürfnisse, die manche Personen in deinem Publikum haben könnten. Zum Beispiel: Rollstuhlfahrer, Menschen mit Sehschwäche, usw.
• Mach dir Gedanken, wie du dein Publikum in die Präsentation mit einbeziehen kannst.

4. Die letzten Handgriffe, bevor es losgeht

• Ist dein Handy aus oder auf «stumm» geschaltet?
• Sind alle unnötigen Fenster auf deinem Laptop geschlossen? (Facebook, Online-Poker, usw.)
• Ist Skype ausgeschaltet? (Ein spontaner Anruf von deiner Schwiegermutter könnte dich aus dem Konzept bringen.)
• Liegen eventuelle Handouts bereit, die du nach der Präsentation verteilst?
• Hole noch zwei oder drei Mal tief Luft … und los gehts!

Teil #5: Bereite dich auf das Networking nach der Präsentation vor

Mit dem Ende der Präsentation fängt die Arbeit an. Sich auf eine Folienpräsentation vorzubereiten, heisst auch, sich mit der Nachbereitung derselben zu beschäftigen. Was kommt, nachdem die Präsentation zu Ende ist und sich das Publikum bereit macht, den Saal zu verlassen? Tschüss und weg?

Wer sich nach dem finalen «Call to Action» zurücklehnt und meint, alles erledigt zu haben, der wirft Perlen vor die Säue. Nun gilt es nämlich, seine Mühe in bare Münze umzuwandeln: «Networking» ist angesagt!

Networking definiert

Ganz grob lässt sich «Networking» mit «Vernetzung» übersetzen. Laut Wikipedia ist Networking «der Aufbau und die Pflege von persönlichen und beruflichen Kontakten». Sowohl im privaten wie auch im beruflichen Umfeld ist ein Netzwerk von Menschen, mit denen man sich austauschen kann, die einen unterstützen und helfen, unerlässlich. Desto weiter gestrickt und vielfältiger dieses Netz ist, desto mehr Nutzen und Schutz bietet es. Denn wie heisst es so schön:

«Es kommt nicht nur darauf an, was man weiss, sondern auch, wen man kennt!»

Networking nach der Präsentation

Dein Publikum ist eine geniale Wissensquelle. Nicht nur wenn es darum geht, Feedback oder Input zu deinem Vortrag zu bekommen und somit neue Einsichten zu gewinnen, sondern weit darüber hinaus. Vielleicht hast du eine Folienpräsentation vor einer Gruppe IT-Experten:innen gehalten, von denen du einen oder zwei in Zukunft bei einem Software-Problem um Rat bitten kannst. Oder unter deinen Zuhörern befindet sich eine Person, die in der Politik tätig ist, und für dich den einen oder anderen Faden ziehen kann. Fakt ist, dass jede Präsentation, die du gibst, eine sagenhafte Möglichkeit darstellt, um dein Netzwerk zu erweitern. Lass dir diese Chance also nicht entgehen! Und das führt uns auch schon zu dem ersten Folienwerke-Tipp zum Networking nach einer Präsentation:

Mach dich verfügbar!

Plane mindestens 15 Minuten nach deinem Vortrag für Networking ein. Das heisst, dass du nicht nach getaner Arbeit schnell deine sieben Sachen packst und dich aus dem Staub machst, sondern aktiv auf dein Publikum zugehst. Nicht als ferne Bühnenpräsenz, sondern als Mensch. Erkundige dich, wie es den Zuhörer:innen gefallen hat, was eventuell noch unklar ist, was verbesserungswürdig ist. Du wirst erstaunt sein, wieviel wertvolles Feedback in diesen 15 Minuten zu holen ist.

Mehr noch! Das Publikum verwandelt sich von einer Masse zu Individuen, von denen jeder Einzelne etwas zu geben hat. Du lernst Menschen kennen, die dich persönlich bereichern. Vielleicht kennt dein/e Gesprächspartner:in jemanden in der Geschäftsleitung eines anderen Unternehmens, das wiederum von deiner Präsentation profitieren kann. Oder du triffst unverhofft auf einen Oldtimer-Händler, der genau das Ersatzteil für deinen «Alten» hat, welches du schon seit Jahren suchst. All das findest du nur heraus, wenn du dir nach der Präsentation die Zeit nimmst und mit deinem Publikum persönlich in Kontakt trittst.

Networking nach der Präsentation ist einfach

Auch das solltest du dir vor Augen halten. Während deines Vortrags hast du bereits eine Brücke zu deinen Zuhörern:innen geschlagen. Man kennt dich. Der Erstkontakt ist bereits hergestellt und das Einstiegsthema für ein persönliches Gespräch ist durch deinen Auftritt schnell gefunden. Zudem musst du nicht selbst den Kontakt suchen. Sobald du dich nach der Präsentation unter das Publikum mischst, kommen vor allem die Menschen auf dich zu, die auch wirklich Interesse an dir und deinem Präsentationsthema haben. Einfacher lässt es sich nicht mit fremden Menschen in Kontakt treten.

So. Und das war es erstmal mit unseren Vorbereitungstipps für Präsentationen. Wenn du noch Fragen hast – zum Beispiel zu unseren Workshops – oder Hilfe bei der Präsentationsgestaltung brauchst, dann melde dich bei den Folienwerke.