Der «Vorrat» in der Überschrift bezieht sich in diesem Fall auf ein dickes Sicherheitspolster, das dich während deiner Präsentation vor Fettnäpfchen, Unsicherheiten und äusseren Störeinflüssen schützt.
Bis auf ein paar Naturtalente und Routiniers ist die Rolle als Vortragender ja schon von Haus aus mit Aufregung und Nervenflattern behaftet. Wenn dann zu Beginn der Präsentation ein technisches Problem auftritt, die Lesebrille nicht auffindbar ist oder der in die Jahre gekommene Leihcomputer wegen dem Eröffnungsvideo auf deiner PowerPoint-Slide demütig in die Knie geht, dann steht dein Vortrag erst recht auf wackligen Beinen. Eine PPT-Tech-Checkliste hilft da ungemein.
Als aufmerksamer Leser unseres Blogs wirst du spätestens an dieser Stelle eine Art Déjà-vu erleben. Zu Recht, denn in unserem Beitrag «Das kleine 1x1 der Präsentationsvorbereitung» habe ich dir schon einmal eine kleine Checkliste zusammengestellt. Doch wo dieser Leitfaden recht allgemein gehalten ist, gehe ich an dieser Stelle auf deine die Video-, Audio-, und Animationselemente in deiner PowerPoint-Präsentation ein.
Teil 1 deiner PPT-Checkliste: Der Folien-Audio/Video-Check
Am Tag vor der Präsentation solltest du dir noch einmal jede Slide deiner Präsentation zu Gemüte führen. Hier geht es nicht um den Inhalt oder um das Design (beides sollte zu diesem Zeitpunkt felsenfest stehen!), sondern um die ganzen «beweglichen» Komponenten auf den Slides. Gehe jede Folie noch einmal durch und lass alle Video-, Animation- und Audio-Dateien von Anfang bis Ende durchlaufen. Achte dabei auf folgende Punkte:
- Sind die Videos und Audiodateien auf deinen Slides eingebettet oder nur verlinkt?
- Stelle bei Links zu externen Video- und Audio-Dateien unbedingt sicher, dass der Präsentationsraum über eine hervorragende Internetverbindung verfügt!
- Teste die eingebetteten Multimedia-Dateien: Laufen die Clips ruckelfrei bis zum Ende?
- Ist der Sound der Audio- und Video-Clips klar?
- Wie sieht es mit den Aminationen aus? Sind die Übergänge der Slides flüssig?
- Sind beispielsweise die Text-Animationen mit deinem Vortrag «getaktet»?
Mein Tipp: Wenn du mehr über das Einfügen und Bearbeiten von Videos in PowerPoint erfahren möchtest, hilft dir mein Beitrag «Videos einfügen und zuschneiden auf PowerPoint» ganz gewiss weiter!
Teil 2 deiner PowerPoint-Checkliste: Der Technik-Check vor Ort
Bitte. Bitte, bitte, bitte nimm dir reichlich Zeit vor deinem Auftritt, um die technischen Gegebenheiten vor Ort auf Herz und Nieren zu testen. Es gibt kaum etwas Destruktiveres für einen Vortrag, als ein Beamer der nicht funktioniert, ein Computer, der nicht mit der Version deiner Präsentations-Software kompatibel ist, unauffindbare Lichtschalter, Fester-Jalousien, die sich nicht bewegen lassen, etc.
Ganz wichtig! Falls du Video- und Audio-Dateien in deiner PowerPoint-Präsentation verlinkt hast, spielt – wie bereits erwähnt – die Internetverbindung vor Ort eine essenzielle Rolle. Stell weiterhin folgende Punkte sicher:
- Hast du ein Back-Up deiner PowerPoint-Präsentation griffbereit?
- Sind alle nötigen Verbindungen und Kabel vorhanden, um deine Geräte anzuschliessen?
- Ist die Internetverbindung wirklich fähig, Videos flüssig und hochqualitativ zu streamen?
- Ist ein Back-Up-Computer vorhanden, und kann dieser mit deiner Präsentationssoftware arbeiten?
- Wie hoch ist die Geräuschkulisse um den und im Präsentationsraum? Musst du die Lautstärke der Audiodateien voll aufdrehen, um z. B. die Abrissarbeiten am Nachbarhaus zu übertönen?
- Wie ist der Klang im Präsentationsraum?
- Benötigst du eventuell ein externes Soundsystem, um die Audio-Clips für alle im Publikum gut verständlich abspielen zu können?
Mein Tipp: Wenn möglich, teste deine komplette Folienpräsentation einen Tag zuvor am Ort des Geschehens. Mach dich mit der Technik vertraut, setz dich in den «Publikumsraum» und erlebe deine Slides aus Sicht der Zuhörer (vor allem auf den hinteren Rängen!).
Testest du die Video- und Audiodateien vor deiner Präsentation? Habe ich eventuell etwas vergessen, was deiner Meinung nach auf keiner PowerPoint-Checkliste für Präsentationen fehlen darf? Hinterlasse einfach einen Kommentar!
